a a a

Office Manager

Utrecht - Referentie 43440

Het bedrijf

Onze opdrachtgever richt zich op advisering (consultancy) en interim-activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering ten behoeve van schoolbesturen en scholen in (met name) het primair en voortgezet onderwijs. Het team bestaat uit een aantal (senior) adviseurs en interim-controllers die deze werkzaamheden onder leiding van de directeur verrichten. Ongeveer 10 medewerkers zijn in vaste dienst en daarnaast is er een flexibele schil van 5 tot 10 adviseurs.

De functie

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het tijdig en juist (laten) verlopen van alle ondersteunende processen binnen de organisatie. Je zorgt er voor dat de adviseurs en de directeur hun taken efficiënt en soepel kunnen uitvoeren. Tevens ben je van velen markten thuis en heb je affiniteit met verschillende typen werkzaamheden (denk aan administratieve werkzaamheden, ICT, organiseren, en het verzorgen van de communicatie).
 
Doel van de functie
De officemanager zorgt en bewaakt dat alle ondersteunende processen binnen de organisatie tijdig en accuraat verlopen.
 
Taken
Voor de onderstaand genoemde taken is een handboek beschikbaar. Een deel van de werkzaamheden heeft een cyclisch karakter, deze werkzaamheden zijn grotendeels gestroomlijnd of in een proces vormgegeven. Het staat je vrij om de werkzaamheden verder te stroomlijnen. De taken zijn grofweg in 4 categorieën op te delen: office-taken, ondersteuning team en directeur, financiële administratie en communicatie. Per onderdeel volgt een korte toelichting.
 
Office-taken
Je bent het eerste algemene aanspreekpunt binnen de organisatie en contacten met de leveranciers. Algemene telefoontjes, e-mails en post worden beoordeeld en zo veel mogelijk op eigen initiatief verder verwerkt.
Je werkt met een klanten-relatie-systeem (CRM) waarin alle uitgaande offertes worden gemonitord en bijgehouden, urenregistratie wordt gevoerd en de uitgaande facturen worden verwerkt. Deze urenregistratie is de basis voor facturatie. Dit valt onder de verantwoording van de officemanager.
Het regelen van facilitaire zaken voor de adviseurs (locaties voor vergaderingen, afspraken, e.d.) en zorgt voor voldoende voorraad van kantoorbenodigdheden en keukenartikelen.
Voor de diverse externe trainingen verzorg je de training van aanmeldingen tot de evaluatieformulieren achteraf. Hiervoor is een checklist beschikbaar.
Het onderhouden van de relatie met de leverancier van de externe ICT-omgeving, tevens beheerder van de hardware die door de medewerkers gebruikt wordt.
 
Ondersteuning team en directeur
Een belangrijke taak is het ondersteunen van de adviseurs. Zij kunnen hun werk optimaal doen als er ondersteuning is in het beheer van het CRM-systeem en ondersteuning bij het uitbrengen van offertes. De adviseurs worden door de officemanager ook ondersteund bij het uitbrengen van rapportages en het maken van PowerPoint presentaties (bijvoorbeeld eindredactie op lay-out en spelling).
Je ondersteunt ook de directeur. Dit betreft onder meer het wekelijks, maandelijks en per kwartaal aanleveren van bepaalde managementinformatie, onder meer door Excel-bestanden, uit bijvoorbeeld het CRM systeem, te bewerken.
Daarnaast notuleer je het maandelijkse teamoverleg en verzorg je ook een deel van de voorbereiding van dit overleg.
 
Financiële administratie
Een extern administratiekantoor voert de financiële- en de salarisadministratie. Hierbij treedt jij op als intermediair.
Debiteurenadministratie: het opstellen, controleren en het elektronisch verzenden van facturen aan klanten op basis van de gegevens die via de adviseurs in het CRM-systeem is genoteerd. Controle op de door de adviseurs ingevoerde gegevens is hierbij een aspect. Ook het aanmanen van klanten wiens factuur de betalingstermijn heeft overstreken is onderdeel van de werkzaamheden.
Crediteurenadministratie: het overgrote deel van de facturen komt binnen via de e-mail. Deze worden doorgestuurd naar het administratiekantoor waarna verwerking verder automatisch verloopt. De enkele hardcopy ontvangen factuur wordt ingescand en verder verwerkt.
Salarisadministratie: hiervoor hoeft alleen een maandelijks overzicht uit het CRM-systeem verzorgt te worden t.b.v. de reiskosten. Alle overige werkzaamheden vallen buiten de verantwoordelijkheid van de officemanager.
 
Communicatie
Tenslotte ondersteun je ook alle communicatie-activiteiten van de organisatie. Hier onder vallen onder meer: het redigeren (in technische zin) en verzenden van de maandelijkse digitale nieuwsbrief, het (laten) ontwerpen van flyers en brochures, het redigeren en laten drukken van de jaarlijkse artikelenbundel voor klanten en het dagelijks beheer (inhoudelijk) van de website.

Functie eisen

Competenties
  • HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring op secretarieel/administratief gebied
  • Affiniteit met geautomatiseerde systemen, bij voorkeur klantmanagementsystemen
  • Goede kennis van en ervaring met Microsoft Office
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Bereid flexibel met werktijden om te gaan
  • Een echte teamplayer
  • Hands-on en oplossingsgericht
  • Affiniteit met en interesse in het werkveld van onze opdrachtgever 
 
Betrekkingsomvang
20 à 30 uur per week.
De werkzaamheden kunnen, op wisselende tijden, gedeeltelijk ook thuis worden uitgevoerd. Zeker in aanvang is een grote mate van aanwezigheid op kantoor ook gewenst. Het verlof dient in belangrijke mate gedurende de schoolvakantie te worden opgenomen.
 
Salariëring
Bij een fulltime dienstverband (40 uur) tussen de 2.800,- en 3.200,- bruto per maand, exclusief werkgeversbijdrage ten behoeve van inkoop van pensioen.
Soort dienstverband: Deeltijd
Salaris: 2.800,00 tot 3.200,00 /maand

Solliciteer!

Enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan direct!

Je contactpersoon voor deze functie is Jacquelien Walman.
Solliciteer naar deze baan via onderstaande knop of stuur een mail naar solliciteer@officeselect.nl

Solliciteer direct!


Solliciteer direct!

Kenmerken

Functiegroep:

Administratief/Secretarieel

Functie:

Office Manager

Branche:

Advies/Consultancy

Dienstverband:

Vast

Uren:

24 uur per week

Opleidingsniveau:

MBO

Carrièreniveau:

Ervaren

Contactgegevens

Jacquelien Walman
Mobiel: 06 453 225 93
solliciteer@officeselect.nl

In het kort...

Office Select Flexbureau is gespecialiseerd in de bemiddeling van kantoorpersoneel met een afgeronde HBO of WO opleiding.

Wij bemiddelen in commerciële, secretariële, financiële, administratieve en (project-)management functies bij de leukste bedrijven om voor te werken.

De kernwaarden van ons bedrijf zijn: kwaliteit, klantgerichtheid, innovatie, eenvoud, transparantie en persoonlijke aandacht.

Contactgegevens

Office Select Flexbureau B.V.

Adres: Pablo Picassostraat 154, Utrecht
Telefoon:
Email: klantenservice@officeselect.nl

Plan hier je route

  Bel mij terug

Op welk nummer kan ik je bereiken?

*
*
verwerken

Verzenden

  Verzoek verstuurd

Wij hebben je belverzoek ontvangen.

Je wordt zo spoedig mogelijk gebeld.

Wij streven ernaar om binnen een dag contact met je op te nemen. Wegens drukte kan het soms wat langer duren.

verwerken

Verzenden

  Solliciteer naar deze functie
*
*